Comment gérer le trajet domicile-travail de vos salariés ?

La prise en charge obligatoire des frais de transports en commun

Vous avez pour obligation de prendre en charge 50 % de l’abonnement souscrit par vos salariés pour effectuer leur trajet entre leur domicile et leur lieu de travail en transports publics (train, bus, métro, services publics de location de vélo).

Si l’un de vos salariés habite par exemple la semaine à Paris pour travailler et repart le week-end en province, le domicile pris en compte pour le remboursement des trajets est celui de la semaine. Il ne s’agit pas de rembourser son trajet Paris-province.

Le remboursement de 50 % concerne les salariés à temps plein et à temps partiel. Si un de vos salariés travaille moins d’heures qu’un mi-temps, vous le rembourserez alors au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Cette prise en charge est exonérée de charges sociales, mais attention, son montant doit figurer sur le bulletin de paie. Elle est cumulable avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, mais en cas de remboursement à un taux supérieur à 50 %, la fraction excédentaire est passible de l’ensemble des charges sociales.

Plus d'infos sur le site de l'Urssaf.

La prise en charge facultative des frais de transport personnel

Vous n’êtes pas tenu de participer aux frais de transport individuel de vos salariés. Toutefois, vous pouvez le faire sous différentes formes.

En attribuant par exemple une prime carburant, sous certaines conditions : lieu de travail ou domicile situé en dehors d’un périmètre de transports urbains, horaires de travail décalés… Une exonération fiscale est alors possible dans la limite de 200 € par salarié, mais elle ne se cumule pas avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. En revanche, elle se cumule avec le remboursement d’indemnités kilométriques attribuées lorsque le salarié est obligé d’utiliser sa voiture pour impossibilité d’utiliser les transports en commun. Dans ce cas, le cumul des sommes versées peut être exonéré de cotisations au-delà de 200 € par an, mais dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour ses trajets habituels. Pour ce faire, vous devez posséder les justificatifs : moyen de transport utilisé, puissance fiscale, distance domicile-travail, nombre de trajets mensuels…

Vous pouvez également verser des indemnités kilométriques à un salarié qui est obligé d’utiliser son véhicule pour effectuer le trajet domicile-travail faute de pouvoir utiliser les transports en commun. Les frais occasionnés sont alors remboursés comme des frais professionnels qui sont exonérés de cotisations sociales. Ces indemnités kilométriques sont calculées selon le barème des frais professionnels fixé par l’administration fiscale⁽²⁾.

Depuis février 2016, vous pouvez aussi verser des indemnités kilométriques à vos salariés qui utilisent leur vélo, ou vélo électrique, pour effectuer le trajet domicile-lieu de travail. La prise en charge est fixée à 0,25 €/km parcouru. Cette indemnisation est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié. Elle peut se cumuler avec la prise en charge des frais de transport en commun si le salarié est obligé d’utiliser son vélo pour se rendre à un arrêt de transport collectif.

Enfin, le versement d’une prime de transport de 4 € peut se faire en région parisienne et en province. Elle ne nécessite pas de justificatif particulier et n’est pas soumise à cotisation si le salarié est obligé d’utiliser un moyen de transport individuel ou collectif. En cas de cumul avec une prise en charge des frais réels, le montant total n’est exonéré que dans la limite des frais réellement engagés.

⁽¹⁾ Etude réalisée en novembre 2015 par la Dares, le service statistique du ministère du Travail.
⁽²⁾ Etude réalisée en novembre 2015 par la Dares, le service statistique du ministère du Travail.

Récapitulatif des trajets indemnisés

⁽¹⁾ Pour un salarié à temps plein.
⁽²⁾ Pour les zones non couvertes par les transports en commun ou les zones couvertes par les transports en commun mais les horaires de travail ne permettent pas d’utiliser les transports en commun.