Comment gérer le trajet domicile-travail de vos salariés ?

Est-ce que l'employeur doit rembourser les frais de transport en commun ?

L'employeur a pour obligation de prendre en charge 50 % de l’abonnement souscrit par ses salariés pour effectuer le trajet entre leur domicile et leur lieu de travail en transports publics (train, bus, métro, services publics de location de vélo).

Si l’un de vos salariés habite par exemple la semaine à Paris pour travailler et repart le week-end en province, le domicile pris en compte pour le remboursement des trajets est celui de la semaine. La prise en charge ne concerne pas son trajet Paris-province.

Le remboursement de 50 % concerne les salariés à temps plein comme à temps partiel. Si un de vos salariés travaille moins d’heures qu’un mi-temps, vous le rembourserez alors au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Cette prise en charge est exonérée de charges sociales, mais attention, son montant doit figurer sur le bulletin de paie. Elle est cumulable avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, mais en cas de remboursement à un taux supérieur à 50 %, la fraction excédentaire est soumise à l’ensemble des charges sociales.

Plus d'infos sur le site de l'Urssaf.

Est-ce que l'employeur est obligé de rembourser les frais de transport individuel ?

En tant qu'employeur, vous pouvez participer aux frais de transport individuel de vos salariés. Il est possible de le faire sous différentes formes.

La prime carburant

L'employeur peut attribuer une prime carburant, sous certaines conditions : lieu de travail ou domicile situé en dehors d’un périmètre de transports urbains, horaires de travail décalés… Cette indemnité représente un montant de 100 € par véhicule et elle est cumulable avec le forfait mobilité durable.

Une exonération fiscale est possible dans la limite de 300 € par salarié, mais elle ne se cumule pas avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

En revanche, elle se cumule avec le remboursement d’indemnités kilométriques attribuées lorsque le salarié est obligé d’utiliser sa voiture s'il lui est impossible d'emprunter les transports en commun. Dans ce cas, le cumul des sommes versées par l'employeur peut être exonéré de cotisations au-delà de 300 € par an, mais dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour ses trajets habituels. Pour ce faire, vous devez posséder les justificatifs suivants : moyen de transport utilisé, puissance fiscale, distance domicile-travail, nombre de trajets mensuels…

Les indemnités kilométriques

L'employeur peut également verser des indemnités kilométriques à un salarié qui est obligé d’utiliser son véhicule pour effectuer le trajet domicile-travail faute de pouvoir utiliser les transports en commun. Les frais occasionnés sont alors pris en charge comme des frais professionnels qui sont exonérés de cotisations sociales. Ces indemnités kilométriques sont calculées selon le barème des frais professionnels fixé par l’administration fiscale.

L'employeur peut aussi verser des indemnités kilométriques à ses salariés qui utilisent leur vélo mécanique ou électrique, pour effectuer le trajet domicile-lieu de travail. La prise en charge est fixée à 0,25 €/km parcouru. Cette indemnisation est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié. Elle peut se cumuler avec la prise en charge des frais de transport en commun si le salarié est obligé d’utiliser son vélo pour se rendre à un arrêt de transport collectif.

La prime de transport ou prime de mobilité

Enfin, l'employeur peut verser une prime de transport de 4 € en région parisienne et en province. Elle ne nécessite pas de justificatif particulier et n’est pas soumise à cotisation si le salarié est obligé d’utiliser un moyen de transport individuel ou collectif. En cas de cumul avec une prise en charge des frais réels, le montant total n’est exonéré que dans la limite des frais réellement engagés.

Comment indemniser un salarié pour ses frais de déplacement ?

Si un salarié en déplacement professionnel ne peut pas rejoindre sa résidence du fait de ses conditions de travail, l'employeur peut lui verser des allocations forfaitaires appelées "indemnités de grand déplacement". Elle concerne les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement du salarié pendant son déplacement. Le montant des indemnités varie en fonction du lieu de déplacement (France métropolitaine, Outre-mer ou étranger).

Retrouvez toutes les informations nécessaires sur le site du gouvernement.

⁽¹⁾ Etude réalisée en novembre 2015 par la Dares, le service statistique du ministère du Travail.

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