Plan de continuité d’activité : pourquoi et comment le mettre en place ?

Qu’est-ce qu’un Plan de continuité d’activité ?

Un Plan de continuité d’activité (PCA) est à la fois une méthode et un document définissant les procédures à mettre en œuvre par une entreprise en période de crise. Aussi appelé Plan de continuité des affaires, il décline la stratégie et les mesures à adopter pour garantir à l’organisation la reprise et la continuité de son activité à la suite d’un sinistre ou d’un événement perturbant gravement son fonctionnement normal. Il peut notamment se déclencher en cas de pandémie, de catastrophe technologique, de tremblement de terre, d’inondation, d’attaque informatique ou encore de coupure d’électricité.

Ce plan doit identifier plusieurs scénarios de crises et, pour chacun, dresser l’ensemble des actions pour y faire face, y compris en mode dégradé. Grâce à des plans d’action préétablis, le PCA doit permettre à l’entreprise de respecter ses obligations contractuelles et réglementaires, de limiter les risques internes (perte de marché, altération de l’image, fermeture de l’entreprise, etc.), mais aussi de tenir ses objectifs.

Pourquoi réaliser un Plan de continuité des affaires ?

En premier lieu, l’élaboration d’un Plan de continuité d’activité est une obligation légale pour certaines activités. Cela concerne tout particulièrement les opérateurs d’importance vitale, tels que les organismes de crédit, le secteur bancaire, les sociétés d’investissement et les établissements de santé.

Pour les autres acteurs économiques, la réalisation d’un PCA reste malgré tout un impératif, tant il s’avère indispensable pour affronter les crises de toutes sortes. À ce titre, cette démarche présente plusieurs intérêts pour l’entreprise :

• identifier les principaux risques pesant sur la société ;
• évaluer les conséquences d’un sinistre sur l’activité ;
• définir les actions à entreprendre en cas de crise ;
• permettre la continuité de l’activité ;
• limiter les conséquences financières, commerciales, juridiques et humaines ;
• assurer son devoir de sécurité envers les salariés ;
• favoriser la reprise d’activité post-crise.

Comment construire un Plan de continuité d’activité ?

Le SGDSN (Secrétariat général de la Défense et de la Sécurité nationale) a identifié 10 actions à entreprendre par les entreprises pour mettre en place un Plan de continuité d’activité.

1. Définir le contexte et les objectifs de l’organisation : vous devez définir le périmètre géographique et fonctionnel de l’entreprise qui sera pris en compte pour l’élaboration du PCA.
2. Identifier et formaliser les besoins de continuité : pour chaque activité essentielle, l’entreprise doit définir le niveau de service minimal indispensable et la durée maximale d’indisponibilité possible.
3. Identifier et gérer les risques prioritaires : vous devez identifier les risques, les analyser et évaluer, pour chacun, sa probabilité de survenue.
4. Choisir les scénarios à prendre en compte : cette étape consiste à intégrer au PCA les risques résiduels qui ont une chance, bien que minime, de se produire malgré les actions de prévention mises en place.
5. Formaliser les moyens et procédures : l’entreprise doit définir les ressources qui seront spécifiquement mobilisées pour faire face à une crise et ainsi assurer la continuité de l’activité.
6. Définir la stratégie de continuité : en fonction des coûts induits par une crise et des coûts nécessaires pour y faire face, l’organisation doit définir son point d’optimisation financière (en ajustant le niveau de service minimal indispensable par exemple).
7. Spécifier les procédures de gestion de crise et de communication : cette étape consiste à organiser la veille (pour détecter les signes précurseurs d’une crise) et la procédure permettant d’alerter les responsables.
8. Rédiger le plan de continuité et la documentation associée : à partir des éléments définis aux précédentes étapes, les responsables du PCA doivent rédiger et documenter l’ensemble des procédures et moyens à adopter en cas de crise.
9. Assurer la capacité de mise en œuvre du plan : vérifications périodiques, entraînements, tests, vérification de la disponibilité des ressources... autant de contrôles à réaliser pour s’assurer que le PCA peut être déployé.
10. Faire évoluer le plan : en fonction des résultats des contrôles et des éventuelles évolutions (stratégiques, économiques, etc.), le PCA doit être actualisé afin de rester pertinent et efficace dans le temps.

Qui pilote et ajuste le Plan de continuité d’activité ?

Une fois validé, le Plan de continuité d’activité doit être piloté par l’équipe projet à son origine. Celle-ci élabore un cahier des charges détaillant les procédures nécessaires en cas d’activation du PCA. Il est transmis à chaque responsable de ressources critiques (ressources humaines, infrastructures, systèmes d’information, outil de production, etc.).

Si un sinistre survient malgré ces mesures de prévention, les mesures d’intervention du PCA doivent être portées par une cellule de gestion de crise, pouvant d’ailleurs être pilotée par le responsable du PCA. Elle se compose généralement des personnes suivantes :

• l’autorité désignée par la direction de l’entreprise ;
• le responsable de la gestion de crise ;
• le responsable du PCA ;
• les responsables des métiers impactés par la crise ;
• les responsables des ressources touchées par la crise ;
• les responsables des moyens nécessaires pour affronter la crise.

Comment faire vivre et actualiser le PCA ?

Pour rester pertinent et opérationnel, le PCA doit faire l’objet de contrôles réguliers. Selon les impératifs et les moyens de l’entreprise, il peut notamment s’agir de vérifications périodiques, d’exercices et d’entraînements (réels ou simulés), de tests des procédures de secours ou encore d’un retour d’expérience sur les contrôles réalisés.

Qu’ils soient réels ou simulés, les exercices et contrôles doivent permettre de vérifier plusieurs pans opérationnels du PCA. Cela concerne principalement la procédure d’alerte, le fonctionnement de la cellule de crise, le déclenchement des dispositifs de secours et la coordination des différentes parties prenantes.

Mouvement sociaux, épidémie de Covid-19, guerre en Ukraine, catastrophes naturelles... depuis plusieurs années, les crises sont de plus en plus inattendues et perturbent d’autant plus l’activité des entreprises. Le Plan de continuité d’activité s’affirme donc comme un outil indispensable pour limiter les perturbations et dysfonctionnements occasionnés par ces événements. Bien souvent, il en va de la survie de l’entreprise.

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