Comment intégrer un nouveau collaborateur en période de télétravail ?

Intégration ratée : des risques exacerbés par la crise

Beaucoup d’entreprises en ont désormais conscience : la qualité de l’intégration d’un collaborateur est déterminante pour assurer son engagement au travail et donc sa performance. Si les programmes de onboarding sont encore loin d’être systématiques dans les PME, ils sont aujourd’hui monnaie courante dans les grands groupes, où la démarche s’est professionnalisée depuis une petite dizaine d’années. Car bien avant l’arrivée de la Covid-19, les chiffres relatifs au maintien des nouveaux collaborateurs étaient déjà alarmants. 

• Un tiers des nouveaux employés est à la recherche d’un nouvel emploi dans les six mois suivant son arrivée en poste (Welcome to the Jungle).

Quand on connaît les difficultés de certains employeurs à recruter, soigner son entrée en matière est essentiel. D’autant que les risques de décrochage des nouvelles recrues sont considérablement amplifiés par le télétravail, en particulier quand cette modalité s’impose pour des raisons sanitaires. Pour l’employé, ne pas parvenir à trouver ses marques dans les tout premiers jours peut générer un sentiment d’isolement professionnel, exacerbé par l’expérience solitaire du travail dans la sphère domestique. Remise en question, frustration, non-engagement dans les missions… le mal-être au travail lié à une mauvaise intégration prend des formes variables. Mais il est très souvent l’étincelle qui mène à une rupture prématurée, qu’elle soit à l’initiative du salarié ou de l’employeur. 

Quatre bonnes pratiques à adopter

Intégrer les nouveaux collaborateurs est un défi pour les entreprises que l’année 2020 a renforcé. Les premiers retours d’expérience sont d’autant plus utiles que la démarche de onboarding, dont tout ou partie se fait à distance, va forcément se généraliser. Comment recréer des rituels d’intégration efficaces, en évitant l’effet gadget ?

1. Muscler la phase de pré-intégration

La démarche d’intégration commence dès la signature de la promesse d’embauche. Maintenir le lien (et la flamme) avant l’arrivée du collaborateur est indispensable, en particulier s’il est soumis à une longue période de préavis. Cette période de battement doit être l’occasion de finaliser la partie administrative du recrutement et d’anticiper la logistique. À distance, veillez à humaniser cette expérience autant que possible : joignez une photo de l’équipe à l’email de signature électronique du contrat ; faites livrer le matériel informatique avec un petit mot… Si vous utilisez une messagerie instantanée en interne, n’hésitez pas à créer un canal dédié à l’intégration. Objectif : favoriser le partage d’informations avec les RH et le manager, permettre au nouveau collègue de rentrer en contact avec ses futurs collègues s’il le souhaite…et ainsi lui donner des clés pour s’approprier les codes de l’entreprise en amont de son arrivée.

2. Le jour J : soigner l’accueil et personnaliser les attentions

4 % des collaborateurs quittent leur nouveau poste dès le premier jour, selon une étude Deloitte. Le mot d’ordre pour réussir cette journée : dégager du temps pour l’accompagnement. À défaut de pouvoir organiser une visite guidée des locaux, prévoyez un tour des interlocuteurs clés en visio – en ayant pris le soin de bloquer des créneaux officiels dans leur agenda au préalable. Le nouvel arrivant doit se sentir personnellement attendu, y compris derrière son écran. Au-delà des présentations de courtoisie, ces rituels de bienvenue sont aussi l’occasion de bien cadrer la mission et les objectifs du poste - et de partager des perspectives de collaboration. Le tout, de la manière la plus interactive possible.

Comme dans la vraie vie, l’implication des collègues directs le jour J sera décisive. Vous pouvez prévoir la livraison d’un petit-déjeuner ou d’un plateau-repas pour toute l’équipe, pour partager un moment convivial et collectif à distance. Attention toutefois à ne pas tout miser sur le premier jour, avec une expérience décalée par rapport aux pratiques habituelles dans l’entreprise.

3. Les dix premiers jours, rassurer avec un programme sur-mesure

À distance, faute de pouvoir poser une question spontanée à son collègue de bureau ou prendre part à des conversations informelles dans les couloirs, le nouveau collaborateur peut difficilement comprendre ce qui se joue en coulisses et saisir les enjeux implicites. Le télétravail impose d’expliciter davantage les pratiques et procédures de travail. S’appuyer sur des checklists est un moyen flexible et rassurant pour donner un cadre au nouvel arrivant sans brider son esprit d’initiative. Ces listes de tâches suggérées par le manager et les RH pourront être complétées par la nouvelle recrue et partagées avec l’équipe. Alterner les formats est idéal pour nourrir l’emploi du temps des premiers jours, sans noyer le nouveau collègue sous une avalanche d’informations. Il pourra alors participer à des réunions de travail, organiser des rencontres en one-to-one, prévoir du temps pour se former aux outils ou se plonger dans des dossiers de fond en mode déconnecté.

4. Les trois premiers mois, multipliez les occasions de feedback

S’il est plus long d’intégrer un employé à distance qu’en présentiel, il est aussi plus difficile de déceler les signaux faibles d’un potentiel décrochage. Durant tout le premier trimestre de collaboration, la disponibilité du manager est un facteur clé de réassurance et d’engagement. Formaliser des points réguliers est évidemment utile pour suivre les premières avancées et ajuster les objectifs. En télétravail, c’est également vital pour maintenir sa motivation à flot et désamorcer les éventuelles situations problématiques. La démarche d’intégration doit s’adapter aux besoins du nouvel arrivant, en fonction de son tempérament et de sa séniorité et lui offrir un « espace sécurisé » pour partager ses étonnements, proposer des idées et se faire ‘coacher’ par ses pairs si nécessaire.

En période de télétravail, tous les fondamentaux de l’intégration demeurent, mais des ajustements sont indispensables. Dans tous les cas, cette démarche doit avant tout refléter la culture d’entreprise et elle doit être envisagée dans la durée.

Source : 
¹ Cadremploi