Déménagement d’entreprise : le préparer en 5 étapes

1. Planifier le déménagement d’entreprise

Une fois les nouveaux locaux trouvés et la date de déménagement actée, il est important d’établir un rétroplanning des différentes étapes à respecter. Le temps de préparation va avant tout dépendre de la taille de votre entreprise et de la nature du changement de zone géographique (dans la même ville, dans une autre région, etc.). En règle générale, il faudra compter entre 3 mois et 1 an pour avoir le temps de réaliser toutes les formalités nécessaires :

• l’information des salariés ;
• l’édition éventuelle d’avenants aux contrats de travail ;
• le transfert ou la résiliation des contrats de services ;
• l’information des clients, des fournisseurs et de l’administration ;
• la préparation technique du déménagement.

2. Informer les salariés et étudier les contrats de travail

Si un déménagement d'entreprise peut impulser une énergie nouvelle, il peut également être source de tensions et de stress pour les salariés. C'est pourquoi, il est primordial d'informer vos collaborateurs le plus tôt possible, notamment pour faire accepter l'idée et permettre à chacun de s'organiser en conséquence. Vous pouvez d'ailleurs entreprendre diverses actions en amont du déménagement afin de mobiliser vos équipes :

• organiser une visite des nouveaux locaux ;
• réaliser une réunion d'information ;
• interroger les salariés sur leurs attentes vis-à-vis du futur local ;
• communiquer régulièrement.

Dans le même temps, il est important d'étudier les contrats de travail. En effet, vos salariés sont en droit de refuser le changement de lieu de travail, mais uniquement si deux conditions sont réunies¹:

• l’entreprise déménage au sein d’un autre secteur géographique ;
• le contrat de travail ne prévoit pas de clause de mobilité.

3. Anticiper l’aspect contractuel et administratif du déménagement

Le déménagement de l'entreprise doit également être réalisé conformément aux conditions stipulées par l'actuel bail commercial. Bien qu'il existe des exceptions, il n'est généralement pas possible de résilier le contrat avant la fin d'une période de 3 ans. De plus, vous devez informer votre bailleur au moins 6 mois avant la fin de la période triennale (avant les 3, 6 ou 9 ans par exemple) ou avant l'échéance du bail.
 
Les autres contrats souscrits par l’entreprise peuvent également prévoir des conditions particulières en ce qui concerne le transfert des prestations ou la résiliation. L’idéal est donc de consulter les différents contrats (assurance, électricité, nettoyage, téléphonie, etc.) et d’informer vos prestataires le plus tôt possible afin d’éviter toute complication éventuelle.

4. Informer tous les tiers du déménagement

À l'approche du déménagement de l'entreprise, vous devez informer vos clients, fournisseurs et prestataires de votre nouvelle adresse. N'hésitez pas non plus à les rassurer sur le fait que ce changement n'aura pas d'implications sur vos relations. Profitez-en également pour :

• mettre à jour l’ensemble des supports présentant votre adresse : cartes de visite, fiche Google My Business, signatures des e-mails, etc. ;
• entreprendre en amont les démarches nécessaires auprès de l’administration : URSSAF, Assurance maladie, impôts, etc.

5. Penser aux implications « techniques » du déménagement

Bien qu’il soit souvent sous-estimé au profit des tâches administratives, l’aspect pratique du déménagement est pourtant central. Cela implique d’ailleurs d’anticiper plusieurs démarches spécifiques :

• réaliser l’inventaire des biens de l’entreprise ;
• aménager et meubler les nouveaux locaux ;
• remettre en état l’ancien local de la société ;
• choisir éventuellement une entreprise en charge du déménagement.
   
   
  ¹ Un salarié doit-il suivre son entreprise si elle déménage ? - Service Public - 2021