Négocier avec ses fournisseurs

Se renseigner sur le fournisseur

Renseignez-vous au maximum sur le fournisseur avec lequel vous avez choisi de traiter. Vous pouvez obtenir des informations sur Internet, notamment grâce aux sites spécialisés dans la vie des entreprises.

Certaines informations sont très importantes :

• La situation économique du fournisseur
• Ses moyens de production
• Ses chiffres clés financiers (passés et prévisionnels)
• Son positionnement au niveau des concurrents

L'objectif est de connaître la solvabilité du fournisseur et de savoir s'il a la capacité d'assumer votre commande d'un point de vue tant qualitatif que quantitatif.

Si vous avez déjà travaillé avec ce fournisseur, consultez l'historique des achats. Vous déterminerez ainsi votre taux de dépendance. C'est la part de chiffre d'affaires que vous représentez dans son activité. Plus ce chiffre sera élevé, plus vous serez en position de force pour négocier.

Déterminer les objectifs à atteindre

Évaluer les besoins nécessaires (volumes et dépenses)

Vous devez savoir ce que vous allez acheter :

• De quels produits avez-vous besoin ?
• Dans quelles quantités ?
• Quelle est votre capacité de stockage ?
• Quelle qualité vous faut-il ?
• Dans quels délais devez-vous être livré ?
• Quels sont les délais de paiement autorisés par le fournisseur ?

Estimer les coûts de revient

La donnée principale de la négociation commerciale est le prix. Vous devez être en mesure de calculer à la fois votre prix de revient, mais aussi celui du produit que vous comptez acheter à votre fournisseur.

Repérer les leviers d'action sur le prix

En fonction des coûts de production et et des coûts de revient, vous pourrez repérer les leviers sur lesquels agir pour obtenir les tarifs les plus compétitifs.

N'hésitez pas à rédiger un cahier des charges très strict pour faire croire à votre fournisseur que votre marge de manœuvre est très limitée.

Réussir la négociation

Choisir un lieu neutre

Le fournisseur sera enclin à vous inviter à négocier dans son bureau. Il sera alors sur son territoire et plus à l'aise que vous. De plus, en cas de doute, le fournisseur aura à portée de main toutes les informations qu'il jugera utiles pour renforcer ses arguments, voire rejeter les vôtres.

Mieux vaut éviter de se rendre dans les locaux de votre fournisseur. De la même manière, évitez de l'inviter dans vos propres locaux. Choisissez un endroit neutre, comme un salon de thé, un bar de grand hôtel.

Parler ou laisser parler ?

Les deux techniques sont possibles. En tant qu'acheteur, vous pouvez commencer par prendre la parole pour exprimer vos besoins, quitte ensuite à laisser l'acheter présenter ses produits. Vous pouvez au contraire attendre que votre fournisseur ait terminé sa présentation pour repérer les failles sur lesquelles vous vous appuierez pour obtenir des remises.

Dans tous les cas, une négociation prend du temps. Chacun doit être à l'écoute de l'autre pour mettre en place une relation gagnant-gagnant.

Aborder les aspects commerciaux

L'objectif est ici d'obtenir les remises commerciales les plus importantes possibles. Vous pouvez présenter au fournisseur les devis que vous avez fait faire chez des concurrents.

Par exemple, si le devis de votre fournisseur coûte plus cher que la concurrence, demandez-lui ce qu'il peut vous offrir en plus (délais de paiement plus étendus, livraison gratuite...).

Offrir des contreparties

Vous pouvez demander des contreparties à votre fournisseur : « Si je vous achète ceci, est-ce que vous pouvez... ? ».

Par exemple, vous êtes prêt à augmenter votre volume de commandes. Demandez alors au vendeur d'effectuer un geste commercial, comme une remise de 3 % sur votre prochaine commande.

Faire des concessions

À l'inverse, si vous voyez que le vendeur campe sur ses positions, ravivez son intérêt pour votre offre en lui proposant :

• Un paiement comptant de 30%
• D'adopter ses conditions générales de vente plutôt que les vôtres...

Dénouer les blocages

En cas de blocage, vous risquez la rupture des négociations. Pour ne pas en arriver à ce point, il faut trouver un moyen de contourner ce qui pose problème. Vous pouvez choisir de reporter votre décision d'achat, mais vous devrez reprendre par la suite les négociations.

Mieux vaut alors changer de sujet. Prenez l'initiative d'aborder un autre point du devis : « Parlons plutôt de vos délais de livraison... »

Savoir conclure

À la fin de l'entretien, vous devez être en mesure de :

• Signer le contrat: les conditions de vente vous satisfont. Vous estimez que vous avez rempli vos objectifs. Les deux parties sont gagnantes.
• Refuser de signer: le désaccord persiste. Vous avez besoin de temps supplémentaire pour réfléchir ou vous souhaitez faire appel à un autre fournisseur.
• Donner un accord conditionnel (« Oui mais... »): votre fournisseur ou vous-même émettez encore des doutes. Vous vous séparez en bons termes en prévoyant d'en reparler. Mais la négociation n'est pas encore tout à fait finie...

La maîtrise de la négociation

Gérer le rapport de force

Il existe dans toute relation commerciale une relation dominant/dominé. Certains détails peuvent donner une impression de domination.

Ne vous fiez pas uniquement à :

• L'aspect physique de votre interlocuteur (taille, marque des vêtements, grosse voix, accent...)
• Son poste dans la société
• Le poids économique de son entreprise...

Au contraire, tentez de repérer si votre fournisseur :

• a bien préparé l'entretien,
• connaît bien ses produits,
• est pressé de signer...

Gérer son stress

Pour bien négocier, vous devez avoir confiance en vous en gardant vos objectifs en tête. Votre interlocuteur aura sa propre stratégie et ses propres enjeux et cherchera à prendre le dessus en vous déstabilisant. Vous devez garder votre calme dans toutes les circonstances, ne jamais montrer que vous êtes stressé, et, par conséquent, ne jamais adopter de posture agressive vis-à-vis de votre fournisseur.

Éviter l'empathie

La négociation commerciale est une relation professionnelle. Il faut éviter de laisser une trop grande part au « sentimental ». Méfiez-vous des fournisseurs qui tenteraient d'abuser de votre grandeur d'âme en jouant sur la compassion. En cas de désaccord profond, vous risquez de réagir d'une manière différente que si vous aviez gardé la tête froide.

Quitter la négociation

Si vous sentez que vous perdez le contrôle de la négociation ou si la situation tourne trop à l'avantage de votre fournisseur, n'hésitez pas à quitter la négociation. Vous n'avez aucun intérêt à signer un contrat dont vous ne seriez pas satisfait ou qui vous coûterait trop cher. Dites simplement à votre fournisseur que vous avez besoin d'un temps supplémentaire de réflexion.