Comment réussir l’embauche de son premier salarié ?

Définition du poste

La définition de poste est un outil de base indispensable à l’employeur avant toute embauche. Ce document, généralement à usage interne, décrit précisément le poste à pourvoir au travers des missions et responsabilités qui seront exercées, et du profil recherché pour l’occuper. La définition de poste doit respecter un équilibre : trop de détails risquent de nuire à sa lisibilité et de contraindre le poste à des limites trop rigides, tandis qu’une trop grande imprécision la videra de sens, et donc d’intérêt.

La définition se doit donc d’être la plus objective et la plus concrète possible.

En fonction de vos besoins, il existe différents types de contrats de travail.

Le CDI

Le contrat à durée indéterminée (CDI) est la forme normale et générale de la relation de travail.

Autrement dit, en cas d’activité normale de l’entreprise, si vous avez besoin de créer un nouveau poste, ce sera nécessairement un CDI.

Le CDD

Le recours au CDD est strictement encadré et ne peut être utilisé que pour l’exécution d’une tâche précise et temporaire, notamment :

• le remplacement d’un salarié absent 
• le surcroît d’activité (travaux urgents, commande exceptionnelle) 
• les activités faisant appel par nature à des CDD : restauration, hôtellerie… pour des extras 
• les emplois saisonniers.

En dehors de ces deux principales formes de contrat de travail, on peut citer aussi, selon vos besoins, l’intérim, l’alternance, l’apprentissage.

L’offre d’emploi ne doit comporter aucun élément susceptible de constituer une discrimination. L’article L. 1132-1 du Code du travail définit et prohibe un certain nombre de critères jugés discriminatoires : origine, sexe, mœurs, orientation sexuelle, âge, situation de famille ou état de grossesse, caractéristiques génétiques, appartenance ou non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, opinions politiques…

Elle doit reprendre les principaux éléments de la fiche de poste :

• intitulé du poste 
• principales compétences recherchées/fonctions occupées 
• présentation de l’entreprise et des conditions de travail
• rémunération si possible.

Concernant la diffusion de l’offre, vous pouvez opter pour :

• France Travail
• les petites annonces (support papier ou Internet) 
• les sites Internet spécialisés : Keljob, Monster, etc.
• les réseaux sociaux : Viadeo, LinkedIn.

L'entretien d'embauche

Après avoir effectué un premier tri parmi les CV reçus, vous allez convoquer différents candidats pour l’entretien d’embauche.

Les informations demandées au candidat ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper un emploi proposé et doivent présenter un lien direct et nécessaire avec cet emploi.

Vous êtes en droit de demander au candidat des renseignements sur :

• son état civil (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) 
• sur sa formation antérieure et sur ses diplômes obtenus 
• sur l’existence ou non d’une clause de non-concurrence dans son précédent contrat de travail
• sur ses antécédents professionnels (postes déjà occupés par exemple et certificats de travail).

Vous pouvez prendre contact avec l’environnement professionnel actuel ou passé du candidat afin de recueillir auprès d’eux des renseignements le concernant à une double condition :

• que les renseignements demandés soient de nature strictement professionnelle
• que le candidat en ait été préalablement informé.

Une fois le candidat idéal trouvé, vous devez procéder à un certain nombre de formalités administratives, notamment la DPAE.

La DPAE doit être adressée, au plus tôt 8 jours avant l’embauche, à l’Urssaf ou à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA), qui retransmet à son tour les informations à chaque organisme concerné. Elle peut être transmise à l’Urssaf ou à la MSA au moyen du formulaire suivant : CERFA 14738*01.

La DPAE permet d’effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :

• la demande d’immatriculation de l’employeur à la sécurité sociale (en cas de première embauche d’un salarié) et d’ouverture ou d’acquisition d’une entreprise employant des salariés 
• la demande d’immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s’il s’agit de son premier emploi 
• la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage 
• la demande d’adhésion à un service médical du travail,
• la demande pour la visite médicale d’embauche.

En tant qu’employeur, vous devez en outre respecter les obligations suivantes :

• immatriculer le salarié auprès d’une caisse de retraite complémentaire (Arrco pour tous les salariés et Agirc pour les cadres) 
• inscrire le salarié sur le registre unique du personnel 
• informer l’inspection du travail de cette embauche par lettre recommandée avec accusé de réception
• procéder à une visite médicale d’embauche. Celle-ci doit être réalisée avant la fin de la période d’essai (ou dans les deux mois s’il s’agit d’un apprenti).

Il existe de nombreuses aides fiscales et sociales incitatives pour vous aider à embaucher. On peut notamment citer les aides relatives à l’embauche :

• d’un apprenti 
• d’une personne en alternance 
• d’une personne handicapée 
• d’un demandeur d’emploi de plus de 26 ans 
• d’un demandeur d’emploi de plus de 45 ans…

Certains contrats spécifiques peuvent vous permettre de bénéficier de telles aides :

• le CUI (Contrat unique d’insertion) 
• les contrats avenir 
• les contrats de génération.

Retrouvez le détail de ces aides sur le site officiel de l’administration française.

POUR EN SAVOIR PLUS

• AFE
• Le TESE