Optimiser ses dépenses : le nerf de la guerre

Comment optimiser son budget et quelles astuces pour ce faire ?

Préserver vos marges coûte que coûte

Si les marges réalisées peuvent varier d’une activité à l’autre, elles reflètent toujours l’état de santé d’une entreprise. Les préserver est, pour l’entrepreneur, un vrai travail de fond, tant le nombre de paramètres entrant en jeu est élevé. Du coût des matières premières à la masse salariale, des factures d’énergie au poste logistique, la réussite repose sur une maîtrise absolue des charges et, in fine, du montant alloué au budget mensuel. Céder à la tentation d’augmenter les prix de vente pour rétablir un équilibre financier instable est toujours une mauvaise solution.

Comment mieux gérer ses dépenses : en optimisant ses coûts 

Des frais généraux jusqu’à 25 % du CA : comment faire des économies ?

Loyers, déplacements, fournitures de bureau, actions commerciales, chauffage, entretien… La liste des montants des frais généraux d’une entreprise est presque infinie. Ils représentent entre 15 et 20 % du chiffre d’affaires dans la quasi-totalité des structures, mais, dans certaines sociétés particulièrement dispendieuses, ils peuvent monter jusqu’à presque 25 %.

L’indispensable état des lieux

Réaliser ici et là quelques économies en réduisant la température d’un degré ou en réservant en ligne les hébergements des commerciaux est simple. Pour réduire significativement les montants des charges il faut en revanche un vrai plan de bataille, qui débute par une analyse rigoureuse des postes de dépenses, poste par poste, factures à l’appui. Cet état des lieux préparatoire peut être réalisé avec l’aide de votre comptable, mieux à même que vous de détecter des déséquilibres manifestes.

Le temps, c’est aussi de l’argent : attention aux coûts cachés !

Les coûts ne se limitent pas aux achats. Machines vieillissantes constamment en maintenance, espaces de stockage éloignés des lieux de production, implantation anarchique des postes de travail, désorganisation, absence de planification… Chaque minute perdue en déplacements ou action inutile ont un coût. Neuf fois sur dix, réorganiser l’espace de travail et revoir les méthodes entraîne un gain en productivité.

Des prestataires spécialisés dans la chasse au gaspillage

Des sociétés spécialisées dans le « cost killing » mettent leur expertise à la disposition des entreprises pour analyser leurs postes de dépenses et mettre en œuvre un projet d’optimisation. Généralement rémunérées en fonction des économies réalisées, elles s’intéressent davantage aux entreprises de taille moyenne qu’aux TPE et sont loin de faire l’unanimité. On leur reproche souvent de préconiser des mesures aux effets spectaculaires la première année, mais contreproductives à moyen terme.

6 pistes pour minimiser ses postes de dépenses

Nommer un responsable des achats

Confier tous les achats à la même personne est la première source d’économie pour une entreprise. Salarié dédié ou simple assistant du dirigeant, ce collaborateur deviendra vite précieux.

Sa mission :

• conserver une vue d’ensemble des quantités et de la nature des achats ;
• grouper les commandes ;
• vérifier les factures et repérer les fréquentes erreurs qui s’y glissent ;
• rationaliser le portefeuille fournisseurs en privilégiant un petit nombre de prestataires efficaces et compétents ;
• garder un œil sur les prix pratiqués ;
• entretenir des relations privilégiées avec les fournisseurs les plus importants ;
• négocier des remises.

Faire jouer la concurrence pour réduire ses dépenses

En affaires, la fidélité est importante, mais elle doit se mériter. De l’énergie à la téléphonie, de l’informatique aux matières premières, assurez-vous de bénéficier de tarifs justes, et n’hésitez pas à mettre, sur certains marchés, plusieurs fournisseurs potentiels en concurrence. Il y aura presque toujours des économies à la clé.

Mutualiser les achats avec d’autres entreprises

Acheter à deux ou à beaucoup plus, ça rapporte. De plus en plus de petits entrepreneurs adhèrent à des centrales d’achat et bénéficient ainsi de tarifs inaccessibles en solo pour toutes sortes d’équipements : papeterie, bureautique, mobilier classique ou machines spécialisées... Aucun minimum d’achat n’est exigé et chaque entreprise reste libre de ses choix parmi les offres proposées.

Fabrication : harmoniser le prix des composants et le niveau des produits

Un artisan réputé pour l’excellence de son travail peut difficilement économiser sur les matières premières. Mais nombre de restaurateurs, par exemple, baissent pavillon faute d’avoir su limiter leurs achats à 30 % du prix de vente des menus. Et il n’est pas rare de voir des fabricants inclure dans des produits de moyenne gamme des composants trop coûteux. Choix de matériaux plus économiques, recherche de nouveaux fournisseurs à l’international, réduction des quantités… Ne perdez jamais de vue vos coûts de revient.

Créances et délais de paiement, frais bancaires : maintenir un juste équilibre pour la gestion de vos dépenses

Clients qui tardent à régler, fournisseurs habitués au paiement comptant… Un manque chronique de trésorerie se traduit toujours par de coûteux frais bancaires. Relancer régulièrement les premiers et tenter de négocier des délais auprès des seconds prend du temps, mais un temps bien investi. Les collectivités et les grosses entreprises dictent leur loi ? Céder vos créances à une société d’affacturage a certes un coût, mais le règlement des factures est immédiat.

Aménagements, télétravail, dématérialisation… faites des économies !

• Vous avez vu trop grand ou fait le choix d’une adresse prestigieuse ? S’il n’est pas en adéquation avec les moyens d’une entreprise, le coût de son local peut suffire à déséquilibrer son budget. Le moment est peut-être venu d’envisager un déménagement.
• Vous vous ruinez en consultants extérieurs ou, à l’inverse, vous avez le sentiment d’avoir « staffé » trop et trop tôt ? Adapter ses ressources humaines à ses besoins réels est moins facile qu’on ne le croit, surtout en phase de démarrage ou dans l’euphorie d’une levée de fonds.
• Le télétravail séduit de plus en plus de salariés. Et permet à leurs employeurs d’économiser de précieux mètres carrés en mutualisant les postes de travail.
• Open space entouré de boxes pour s’isoler ou organiser une mini-réunion… réaménager les espaces de travail est presque toujours synonyme de gain de place… et souvent source de motivation, donc de productivité.
• Du bon de commande à la facture, du manuel utilisateur au bulletin de salaire, la dématérialisation réduit les coûts d’impression, les frais de poste et l’espace nécessaire au stockage.
• Équiper la toiture de panneaux solaires ne permet aucune économie immédiate. En revanche, équiper les radiateurs de thermostats et utiliser des éclairages en ampoule basse consommation le permettent !

Bon à savoir : De la même façon que l’on impose un cahier des charges à un sous-traitant, un fournisseur a tout à gagner à recueillir le ressenti de ses clients et à tenir compte de ses préconisations. Profitez par exemple de la fin de l’année pour les rencontrer, suggérer des améliorations ou les inciter à innover en leur faisant part de besoins futurs qu’ils ne sont pas encore en mesure de combler.

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