Pourquoi aménager votre étude notariale ?

5 raisons de vous intéresser à l’aménagement de votre étude notariale

Bien que l'aménagement d'une étude notariale réponde toujours à un besoin légitime de « solennité », le confort, la confidentialité ou encore l'intégration des nouvelles technologies répondent aux objectifs d’un cabinet souhaitant se moderniser.

• Préserver la confidentialité des échanges : comme les avocats ou les médecins, les notaires ont un devoir de confidentialité. Ils sont tenus au « secret général et absolu », comme le précisent les articles 3.4 et 20 du Règlement national des notaires. L’aménagement de l’étude doit donc répondre à cet impératif, notamment par le renforcement de l’isolation phonique. 

Veiller au confort des collaborateurs : avec l’arrivée de nouvelles générations de clercs et de notaires, la qualité de vie au travail (QVT) prend un rôle de plus en plus important. 87 % des clercs de notaire ne se disent pas heureux au travail¹.
Si le management peut expliquer en partie ce mal-être (absence de progression, mission peu valorisante, etc.), la qualité de vie au travail y est également pour beaucoup. D’où l’importance d’intégrer cette notion lors de la refonte de l’étude.

• Assurer la sérénité des clients : l’aménagement de l’étude notariale doit également répondre aux besoins de confort et de sérénité des clients. La signature d’un acte pouvant être une source de stress et d’incertitude, il convient de les rassurer, notamment par le choix de la décoration et de l’ameublement.
• Attirer de nouveaux talents : dans la plupart des secteurs d’activité, y compris dans le notariat, les employeurs sont nombreux à déplorer une pénurie de talents. L’aménagement de l’office notarial et la QVT peuvent pourtant être un levier pour attirer les meilleurs candidats. À titre d’exemple, 33 % des milléniaux² salariés seraient prêts à changer d’employeur pour profiter d’un meilleur environnement de travail.
• S’adapter aux contraintes métier : le numérique occupe une place grandissante dans l’activité des notaires, obligeant à revoir les aménagements des études (solutions de visioconférence, tablettes, ordinateurs, etc.). L’organisation de l’office doit également tenir compte des particularités de l’activité, dont le besoin de stockage et la régularité des échanges téléphoniques.

L’aménagement d’une étude notariale : les points d’attention à considérer

Pour répondre aux différents enjeux du notariat, suite par exemple à la reprise d’une étude notariale, 5 principaux aspects de l’aménagement intérieur doivent être pris en compte :

• l’organisation de l’espace : l’agencement du cabinet doit être pensé dans un souci de praticité, de confort et d’efficacité. Lors de la réorganisation de l’espace, les zones bruyantes (accueil, salles de réunion, etc.) et confidentielles (salles pour les signatures, bureaux, etc.) doivent tout d’abord être isolées les unes des autres. Les espaces doivent également être modulables afin de s’adapter aux évolutions de l’activité et de l’étude.
• la qualité acoustique : non seulement le notariat doit répondre à des exigences de confidentialité, mais 6 actifs sur 10 se déclarent gênés par le bruit au travail. L’aménagement de l’étude doit donc tenir compte des performances acoustiques des locaux, notamment par la réorganisation des espaces et l’amélioration de l’isolation phonique. Le choix des équipements a aussi son importance (ordinateurs, imprimantes, téléphones, etc.) puisque le niveau sonore du matériel joue également dans le confort acoustique global.
• le confort thermique : une température trop élevée ou trop faible peut avoir un impact sur la concentration et l’efficacité des collaborateurs. Elle peut également être une source de tension au sein de l’étude, dans la mesure où tout le monde n’a pas les mêmes attentes en la matière. Pour garantir le confort thermique, l’aménagement du cabinet pourra passer par l’amélioration de l’isolation, le cloisonnement de certains espaces et l’installation d’un système de régulation de la température.
• La qualité de l’air : la pollution intérieure peut également avoir un impact sur la santé et la productivité des collaborateurs. Pour preuve, un bureau bien ventilé permettrait de réduire le nombre d’arrêts maladie de courte durée de l’ordre de 35 %. Pour y parvenir, l’aménagement de l’étude notariale peut miser sur l'installation d’un système de ventilation, une meilleure régulation de l’humidité et le choix d’équipements (ordinateurs, imprimantes, etc.) et de matériaux non polluants (parquet plutôt que moquette par exemple).
• Le confort lumineux : souvent mal estimée par les employeurs, la luminosité de l’espace de travail joue pourtant un rôle majeur dans le bien-être, la santé et l’efficacité des collaborateurs. Lors du réaménagement de l’office, il est nécessaire de trouver le bon équilibre entre lumière naturelle et artificielle, de proposer des sources de lumière individuelle et d’optimiser la luminosité intérieure lors de l’organisation des bureaux.

Ces tendances qui dessinent l’étude notariale de demain

Voici 4 grandes tendances du secteur dans lesquelles vous pouvez inscrire votre cabinet, si ce n’est déjà fait !

• Un cadre qui devient plus chaleureux : toujours aussi solennelle, l'étude devient toutefois plus chaleureuse depuis quelques temps. Cela passe notamment par le choix de couleurs moins neutres (rouge, vert, etc.), l’installation d’un mobilier plus atypique et confortable (poufs, luminaires suspendus, larges tapis, etc.) et l’ajout de décoration de caractère (tableaux, peintures murales, objets d’art, etc.).
• Une différence entre pièce visible et invisible : chaque pièce de l’étude notariale joue désormais un rôle qui lui est propre, réduisant l’intérêt d’un aménagement uniforme et neutre. Alors que les espaces recevant les clients doivent valoriser l’office (accueil, salles de signature, etc.), les bureaux et les salles de réunion privilégient la fonctionnalité et l’efficacité.
• La technologie gagne sa place : l’aménagement de l’étude notariale tient aussi compte de l’essor du numérique dans l’activité. Tandis que les espaces de stockage prennent moins de place grâce au MICEN (Minutier Central Électronique des Notaires de France), l’agencement intègre désormais de nouveaux outils, gages de productivité et de praticité. On pense notamment aux grands écrans, aux vidéoprojecteurs, aux tables connectées, aux ordinateurs portables, aux clés REAL³ ou encore aux doubles écrans de travail.
• La modularité devient la norme : les meubles de l'office sont désormais modulables pour limiter l'obsolescence et gagner en efficacité. Il est ainsi possible de fermer des modules, de modifier la destination d'une bibliothèque ou encore de combiner plusieurs éléments au gré des besoins (une bibliothèque peut se transformer en bureau). Cette modularité permet également de s’adapter aux nouvelles pratiques de travail plus nomades des notaires – y compris au sein même de l’office où les bureaux ne sont plus forcément attitrés.

¹ Selon le classement HappyAtWork
² Les milléniaux désignent la génération d’individus nés dans les années 1980 ou début des années 1990.
³ La clé REAL est une clé informatique cryptée, qui contient l’identification et la signature du notaire.