Traiteur : quels sont vos droits en cas d’annulation du client ?

Le contrat et les CGV : une double protection indispensable

Dans le cadre d'une prestation de services, auprès de particuliers ou de professionnels, il est primordial pour le traiteur d'éditer un contrat encadrant la relation et de fournir ses conditions générales de vente (CGV). À condition de respecter la réglementation en vigueur, ces documents feront foi en cas d’annulation du client. Ils pourront notamment définir :

• les situations justifiant une annulation sans contrepartie et, le cas échéant, les justificatifs à fournir (avis de décès par exemple) ;
• les modalités de notification en cas d’annulation (lettre recommandée par exemple) ;
• les délais pour annuler une commande ;
• les indemnités à verser en cas d'annulation.

À titre d’exemple, le contrat de prestation de services du traiteur peut prévoir :

• la conservation de l'acompte en cas d'annulation du client, quelle que soit la date à laquelle intervient la notification ;
• l'obligation pour le client de régler 50 % de la facture en cas d'annulation entre 15 et 8 jours avant le début de la prestation ;
• l'obligation pour le client de s'acquitter de l'intégralité de la facture en cas d'annulation moins de 8 jours avant le repas.

Attention : les clauses figurant au contrat ne doivent pas être abusives, au risque de pouvoir être dénoncées par vos clients. Elles seront considérées comme telles si elles engendrent un déséquilibre significatif entre les droits et obligations de chacune des parties, au détriment du client. Par exemple, cela peut être le cas si vous pouvez annuler le contrat de manière discrétionnaire, sans que vos clients ne disposent du même droit.

La recherche d’une solution amiable et judiciaire

Si le client refuse de respecter le contrat qu’il a signé et les CGV qui lui ont été remises, le traiteur peut tout d’abord tenter de trouver un recours amiable. Ces démarches non judiciaires peuvent prendre plusieurs formes.

• Le report de la réception : si l’annulation est justifiée par un motif sérieux (accident du client par exemple), il est préférable – dans la mesure du possible – de reporter la réception à une date qui convienne aux deux parties.
• La lettre de relance : si le report est impossible et que vos échanges n'ont pas abouti, vous pouvez tout d'abord adresser une lettre de relance, idéalement par courrier recommandé avec accusé de réception. Accompagnez votre courrier de la facture et d'une copie des engagements pris par le client.
• La mise en demeure : idéalement rédigée par un avocat et remise en main propre par un huissier, la mise en demeure permet d'informer votre client que vous envisagez d'entreprendre une action en justice si la facture reste impayée.
• Le commandement de payer : s'appuyant sur un bilan exhaustif de la créance, cet acte d'huissier permet d'exiger le paiement de vos factures à votre client.

Si les démarches à l'amiable ont échoué, le traiteur peut recourir à un recouvrement judiciaire afin de récupérer les sommes dues. Une fois encore, plusieurs solutions s'offrent à lui.

• Le recours à une société de recouvrement : moyennant une commission correspondant à 10 à 30 % du montant de la créance, le traiteur peut déléguer l'ensemble de la procédure de recouvrement à une entreprise spécialisée ou à une plateforme en ligne.
• Le recouvrement simplifié : possible pour les impayés de moins de 5 000 €, cette démarche permet de confier le recouvrement à un huissier de justice. Pour cela, il est notamment possible de passer par Credicys, une plateforme créée par la Chambre nationale des commissaires de justice.
• Le recouvrement judiciaire : cette démarche, consistant à saisir le juge, s'adresse principalement aux créances d'un montant supérieur à 5 000 €.
• L'injonction de payer : permettant d'obtenir le paiement d'une créance que votre client refuse de payer, cette démarche consiste à adresser une requête au greffe de la juridiction compétente. Vous pouvez aussi confier cette procédure à un tiers (avocat par exemple).
• L'assignation en référé-provision : permettant d'obtenir rapidement une avance sur une somme qui vous est due, cette procédure orale nécessite l'assistance d'un avocat et permet de comparaître devant le juge avec votre débiteur rapidement.
• L'assignation en paiement : cette démarche consiste à faire déposer une assignation en paiement par un huissier à votre client afin d'inviter ce dernier à comparaître devant le juge pour régler le différend qui vous oppose.

Attention aux cas de force majeure

Dans le cadre d'une réception, un client a la possibilité de ne pas respecter ses obligations contractuelles s'il peut invoquer un cas de force majeure et si le report de la prestation n'est pas possible. Pour cela, il est nécessaire que l'événement exceptionnel remplisse trois conditions.

• Il est imprévisible : cela signifie que l’événement justifiant l’annulation ne pouvait pas être anticipé et qu’il a surpris votre client (accident grave par exemple).
• Il est irrésistible : en d'autres termes, l'événement ne peut pas être surmonté, d'une quelconque façon que ce soit (interdiction publique des rassemblements par exemple).
• Il échappe au contrôle des personnes concernées : autrement dit, votre client ne peut avoir aucune influence sur l’événement en question (inondation du lieu de la réception par exemple).

À titre d’exemple, plusieurs situations peuvent éventuellement entrer dans le cadre de la force majeure :

• le décès du client ou d’un proche pour lequel était organisé le repas ;
• une catastrophe naturelle (inondation, tempête, etc.) rendant impossible la tenue de la réception ;
• un grave accident qui contraint le client à être hospitalisé.

Dans une telle situation, le client n'est pas tenu de payer de dommages et intérêts en cas d'annulation de la prestation, quelles que soient les conditions fixées au contrat. En cas de litige, ce sera néanmoins à la justice de trancher sur la réalité ou non du cas de force majeure.

Le Covid-19 constitue-t-il un cas de force majeure ?

Aux prémices de la pandémie, Bruno Le Maire, Ministre de l'Économie, déclarait que le Covid-19 constituait « un cas de force majeure pour les entreprises ». En théorie, il a donc été possible de se dégager de ses obligations contractuelles au début de la crise, lorsque celle-ci était encore imprévisible, tout comme ses conséquences.

Dorénavant, il est toutefois beaucoup plus compliqué pour les clients et les entreprises d’invoquer un cas de force majeure en raison de l’épidémie de Covid-19. Dans la mesure où nous vivons désormais depuis plus de deux ans avec le virus, son caractère imprévisible et irrésistible semble difficilement justifiable.

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