10 conseils pour réussir votre réunion en vidéoconférence

1. N’hésitez pas à vous tourner vers des plateformes moins populaires.

Si Teams et Skype sont les plus plébiscités, il existe de nombreux logiciels gratuits de vidéoconférence moins connus : Whereby, Livestorm, Webex ou ezTalks. En étant moins utilisés que les plateformes populaires, ces logiciels alternatifs vous assurent une qualité de connexion et d’échange continue.

2. Vérifiez que le partage d’écran est possible

Il est toujours conseillé de choisir une plateforme vous permettant de partager votre écran si vous avez un PowerPoint ou d’autres documents à présenter. Ainsi, vos collègues pourront suivre en direct la présentation et ne seront pas perdus. Certaines plateformes de visioconférences comme WebEx permettent également à ceux qui suivent la réunion de pouvoir annoter la présentation, sous réserve d’une autorisation de votre part.

3. Envoyez une invitation et un rappel

Assurez-vous que chacun de vos invités ait bien accès à la plateforme de visioconférence choisie. Envoyez une invitation précisant le programme de votre réunion et faites une piqûre de rappel 24h avant. Anticiper est en effet la clé du succès. Cela vous permet également de trouver un plan B si le lien ne fonctionne pas.

4. Evitez les heures de pointe

Avec le confinement, la bande passante et les plateformes de visioconférences peuvent être mises à rude épreuve en heures de pointe. Privilégiez des horaires plus creux comme les fins de matinée et de journée, après 16h. Ainsi, vous mettez toutes les chances de votre côté pour avoir une meilleure connexion.

5. Vérifiez bien votre matériel avant la réunion

Il n’y a rien de plus ennuyeux qu’un ordinateur qui lâche au dernier moment ou un micro défectueux en plein milieu d’une réunion à distance. Vérifiez systématiquement votre matériel une heure avant le début de votre réunion : connexion internet, son, vidéo, batterie, fermeture des pages internet inutiles, etc. 

6. Ayez un plan B 

Bugs, connexion impossible ou saccadée : tout peut arriver très vite et au dernier moment. Prévoyez donc une plateforme de secours sur laquelle vous pourrez déplacer votre réunion. 

7. Utilisez la fonctionnalité « salle d’attente »

Si la plateforme vous le permet, n’hésitez pas à avoir recours à la fonctionnalité « salle d’attente ». Cette fonction, très utile, vous permettra de faire patienter vos invités calmement et de les ajouter un à un à la réunion. Idéal pour vérifier que tout le monde est bien arrivé. 

8. Soyez le chef d’orchestre de la réunion

N’hésitez pas à présenter les invités et le déroulé de la réunion, ainsi qu’à annoncer clairement la fin de la réunion et éviter les temps morts. Au-delà d’1h30, vous risquez de perdre l’attention de vos invités. Pour éviter la cacophonie et les moments de blanc, soyez directif pour distribuer la parole auprès de vos invités.

9. Coupez la vidéo et le micro lorsque vous ne parlez pas

Dans la mesure du possible, n’hésitez pas à couper la vidéo pour économiser de la bande passante et assurer une meilleure qualité aux interventions des autres participants. Les bruits de fond peuvent également vite gâcher la qualité des échanges. Ayez toujours le réflexe de couper votre micro lorsque vous n’intervenez pas. 

10. Faites le point

Une fois la vidéoconférence terminée, n’hésitez pas à faire le point dans le fond et la forme auprès de vos invités : dressez un compte-rendu des échanges et sondez vos invités pour mesurer leur satisfaction de la plateforme utilisée.