Quelles démarches pour changer sa flotte auto d'entreprise ?

Réaliser un cahier des charges du renouvellement

Dans un premier temps, le gestionnaire du parc doit rédiger un cahier des charges qu’il soumettra aux distributeurs. Celui-ci doit faire le point sur plusieurs besoins essentiels, dont :

• l'objectif du renouvellement : réduire les coûts, verdir la flotte, harmoniser le parc avec une seule marque ou encore limiter la sinistralité par exemple ;
• les caractéristiques des véhicules recherchés : nombre de véhicules, énergie (thermique, hybride, etc.), catégorie (voiture particulière, utilitaire, etc.) ou même modèle spécifique ;
• les éventuels services additionnels : entretien, assistance, assurance de la flotte automobile d’entreprise ou encore garantie perte financière.

Bon à savoir : en plus d’une assurance pour la flotte automobile, il est recommandé de souscrire un contrat auto mission. Il permet de couvrir les déplacements professionnels réalisés par vos collaborateurs avec leur véhicule personnel.

Choisir le bon mode de financement

Selon le volume de renouvellement du parc et les contraintes en présence, l’entreprise dispose de 3 solutions principales pour financer sa flotte automobile. Le choix est important car il peut lourdement impacter la trésorerie.
 
8 voitures d’entreprise sur 10 sont financées grâce au leasing : LLD et crédit-bail ⁽¹⁾.

• La location longue durée : la LLD consiste à louer un ou plusieurs véhicules pour une durée donnée. L'entreprise s'acquitte d'un loyer, mais n'est pas propriétaire de sa flotte.
• Le crédit-bail : comparable à la location avec option d’achat (LOA), cette solution consiste également à louer les véhicules pour une certaine période, mais avec la possibilité d'en devenir propriétaire à l'issue du contrat.
• L'achat : l'entreprise peut aussi mobiliser ses fonds propres ou souscrire un crédit afin de faire immédiatement l'acquisition des véhicules. Cette solution impose néanmoins un effort de trésorerie ou d’endettement plus ou moins conséquent selon le nombre de véhicules acquis.

Sélectionner un distributeur de véhicules d’entreprise

Selon son cahier des charges et le mode de financement retenu, l’entreprise peut s’adresser à différents interlocuteurs pour renouveler sa flotte auto : un concessionnaire, une société de location longue durée ou encore un intermédiaire (une banque qui redirigera le chef d’entreprise vers un partenaire par exemple).
 
Le choix d’un distributeur pourra alors être fait à partir de plusieurs critères :

• l'adéquation entre le cahier des charges et l’offre du distributeur ;
• le budget et ses conditions (durée de la location, taux d’intérêt, etc.) ;
• les délais de livraison des véhicules ;
• les services annexes : prise en charge des formalités d’immatriculation, entretien, assurance ou encore véhicule de prêt ;
• les conditions de reprise ou de revente (montant, pénalités, etc.).

Bon à savoir : si vous profitez de ce renouvellement pour revendre tout ou partie de vos véhicules d’entreprise, vous pouvez aussi choisir un distributeur selon sa capacité à racheter votre ancien parc.

L'attribution des véhicules au sein de l'entreprise 

Le gestionnaire du parc automobile de l'entreprise doit définir les critères d'attribution des véhicules en fonction des besoins de l'entreprise et des utilisateurs : 

• mise en place d'un système de demande : création d'un formulaire récapitulant les besoins des utilisateurs du parc automobile ;
• évaluation des demandes : étudier les demandes en fonction des critères d'attribution établis ;
• attribution des véhicules : les véhicules doivent être attribués aux utilisateurs en fonction des critères d'attribution et des demandes évaluées  ;
• suivi des utilisations : le suivi attentif de la flotte automobile permet au gestionnaire de réadapter l'attribution si nécessaire. 

A lire aussi :

• Quelles questions se poser avant de renouveler sa flotte auto entreprise ? 
• Comment revendre sa flotte automobile d'entreprise?

^{(1) Source : Le leasing représente 47 % des immatriculations de voitures neuves – Les Echos Entrepreneurs - 2022}