Facturation : les nouvelles règles depuis le 1er janvier 2018

Publié le 19/09/2018

Depuis le 1er janvier 2018, si vous faites partie de ces professionnels assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel ou un système de caisse pour facturer, vous devez utiliser un logiciel sécurisé et certifié par l’État, sous peine de vous exposer à une amende. Explications.

C’est dans le cadre de la lutte contre les fraudes à la TVA, qui représentent près de 17 milliards d’euros par an¹, que le gouvernement a introduit une nouvelle loi pour la facturation des entreprises. Entrée en vigueur le 1^er janvier 2018, cette loi impose l’utilisation d’un logiciel de gestion, de comptabilité ou d’un système de caisse certifié conforme aux exigences de l’administration fiscale². Ainsi, si vous utilisiez un tableur type Excel ou un traitement de texte, vous devez désormais changer d’outil pour éditer vos factures !

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA étaient au départ visées par ces nouvelles règles. L’État a fait le choix de limiter leur application aux entreprises soumises à la TVA gérant des encaissements provenant de particuliers non-assujettis à cette taxe (BtoC) avec un logiciel ou un système de caisse. Quant aux professionnels en BtoB, les organismes exonérés de TVA ou qui bénéficient de la franchise base TVA, ils ne sont pas concernés par cette nouvelle loi.

La mesure, qui devait s’appliquer à tous les logiciels, et notamment à la facturation pour les autoentrepreneurs, ne concernera finalement que les logiciels et systèmes de caisse.

Si vous êtes autoentrepreneur, rassurez-vous ! La plupart d’entre vous ne sont plus soumis à cette législation qui concerne seulement ceux qui franchissent les seuils de la TVA (de 32 500 ou 91 000 €) ou ceux qui vendent un bien/service et enregistrent le règlement dans un logiciel.

Une loi, 4 exigences

Ces nouveaux logiciels obligatoires doivent répondre à des normes légales, mais surtout à cinq exigences :

la première est l’inaltérabilité des données : chaque modification effectuée (changement de date, de montant...), devra être précieusement conservée et notifiée ;
la seconde exigence porte sur la sécurisation des données, comme le prévoit par ailleurs la réglementation européenne sur la protection des données (RGPD). L’objectif ? Transmettre tous les chiffres dans leur état originel sans pouvoir les modifier ;
de même, la conservation de toutes vos informations sera requise pour une durée minimum de 6 ans ;
enfin, toutes vos données devront être archivées, afin de faciliter la lecture de toutes vos factures par les autorités de contrôle fiscal.

Attestation ou certificat en cas de contrôle

En cas de non-conformité à ces nouvelles normes, l’administration est en droit de réclamer jusqu’à 7 500 € d’amende par logiciel ou par caisse enregistreuse. Si vous êtes verbalisé, vous disposez d’un délai de 60 jours pour vous mettre aux normes, dans le cas contraire l'amende sera renouvelée.

Pour être conforme à la législation, retenez que les systèmes de caisse doivent avoir été certifiés conformes aux normes fixées par l’administration et pouvoir en présenter la preuve (certificat, attestation). Rassurez-vous, de nombreux éditeurs de logiciels de facture gratuits proposent la conformité de leur système aux différents points (inaltérabilité, sécurité, conservation et archivage des données), via une attestation ou un certificat délivré par un organisme accrédité. Demandez directement à votre éditeur cette attestation et méfiez-vous des nouvelles sollicitations commerciales !

Pour aller plus loin

Vous souhaitez vérifier si votre entreprise est concernée ? Rendez-vous sur le site du Ministère de l'Action et des Comptes Publics.

Vous souhaitez en savoir plus sur cette loi ? Rendez-vous sur le site du Ministère de l’Économie et accédez à sa foire aux questions

¹ Selon Bercy, d’après une note révélée par le Parisien
² Selon impots.gouv.fr

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