La facturation électronique sur les marchés publics : comment procéder ?

Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures concerne principalement deux catégories d'acteurs. D'une part, les entreprises qui concluent des contrats avec des acteurs publics, tels que l'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics. Ces entreprises, quelle que soit leur taille, sont tenues de transmettre leurs factures sous format électronique depuis 2020. D'autre part, les entités publiques de l'Union européenne sont également concernées puisqu'elles doivent accepter les factures électroniques qui leur sont adressées.

La réforme de la facturation électronique prévoit d'étendre cette obligation à toutes les opérations entre entreprises assujetties à la TVA. Cette généralisation, prévue au 1er septembre 2026, concerne donc toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, ainsi que les associations fiscalisées.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Attention, une facture électronique (soit la e-facture ou encore e invoicing) n’est pas seulement une facture papier que vous allez scanner. Il s’agit d’un processus global de facturation : l’édition, l’envoi et la réception de la facture doivent être totalement dématérialisés. Et pour être valide, ce processus doit respecter plusieurs obligations : 

• garantir l’identité de celui qui l’a émise ;
• assurer l’intégrité du contenu de la facturation électronique (on ne doit pas pouvoir la modifier) ;
• préserver la lisibilité du contenu tout au long de sa conservation.

De plus, cette dématérialisation ne dispense pas des obligations valables pour la facture papier. Ainsi doivent apparaître sur le document, les mentions habituelles :

• date ;
• numéro de facture ;
• identités de l’émetteur et du destinataire ;
• désignation du produit ou du service (et quantité) ;
• numéro individuel d’identification et taux de TVA ;
• date de la vente ou de la prestation ;
• montant HT et TTC ;
• les pénalités prévues en cas de retard de paiement.

Quelles sont les règles en matière de facturation électronique ?

Pour pouvoir facturer électroniquement dans le cadre des marchés publics, il vous faudra créer un compte sur le portail gouvernemental Chorus Pro à partir d’une adresse mail et de votre numéro de SIRET.

Ce portail internet vous permettra ensuite de :

• déposer ou saisir une facture destinée à l'État, aux collectivités territoriales et aux établissements publics ;
• suivre l'avancement du traitement de votre facture ;
• ajouter des pièces complémentaires nécessaires au traitement de votre facture ;
• consulter les engagements émis par les services de l’État.

C’est un service totalement gratuit.

Quel est le délai paiement sur chorus pro ?

Sur Chorus Pro, le délai de paiement dépend de plusieurs facteurs. Premièrement, il est essentiel de comprendre que Chorus Pro ne calcule pas directement ce délai. Le calcul du délai global de paiement commence à la date de mise à disposition de la facture au destinataire, ce qui est tracé et consultable sur la plateforme.

• Pour les titulaires de marchés, ils ont un délai de 15 jours pour traiter une demande de paiement transmise par un sous-traitant.
• En ce qui concerne les délais de paiement dans le secteur public, ils sont généralement plus longs que dans le privé. Notamment, le délai de paiement court à compter de la réception de la demande de paiement par le maître d'ouvrage, dès qu'elle est horodatée par Chorus Pro.
• Dans certains cas, comme lorsqu'une procédure de vérification de la conformité des prestations est prévue, le délai de paiement peut être plus long.

D'où l'importance de se référer aux termes du contrat conclu avec l'acheteur public pour connaître le délai de paiement précis.

Quid des intérêts moratoires ?

Les intérêts moratoires s'appliquent en cas de dépassement du délai de paiement prévu dans un marché public. Ces intérêts commencent à courir dès le lendemain de l'expiration du délai maximal de paiement. Ils sont dus automatiquement et sans nécessaire rappel.

L'acheteur public, en cas de retard de paiement, est tenu de verser ces intérêts au cocontractant. Le montant des intérêts moratoires peut être estimé grâce à des simulateurs disponibles en ligne.

Des pénalités supplémentaires peuvent aussi s'appliquer, comme une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. Le montant exact des intérêts moratoires et des pénalités est calculé en fonction du taux d'intérêt légal, qui est défini par la Banque Centrale Européenne (BCE), augmenté de huit points.

Comment adapter vos outils ?

Il sera probablement nécessaire d’ajuster votre outil de gestion interne des factures pour qu’il corresponde bien avec les attentes de Chorus Pro. Il faudra notamment déterminer votre mode de transmission des factures. Vous avez pour cela le choix entre 3 solutions :

• le mode EDI¹, qui permet d’envoyer les données par flux automatisés ;
• le mode API, qui permet d’intégrer les fonctionnalités du portail directement dans votre système d’information ;
• le mode Portail où vous utiliserez les services directement sur le portail web du service Chorus Pro.

Selon la solution choisie, les avantages et inconvénients ne sont pas les mêmes, et les modifications à apporter à vos outils existants non plus. Il sera aussi utile de mettre à jour votre base client pour que vos données soient identiques à celles renseignées dans l’annuaire des collectivités de Chorus Pro;

Quelles aides pour vous accompagner ?

Sachez que l'AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat) organise régulièrement et gratuitement des formations à distance (webinaires) pour les entreprises qui le souhaitent. Et la Communauté Chorus Pro propose toute une documentation utile, qu’elle soit d’ordre réglementaire, technique ou fonctionnelle, sur le site.

Ne tardez pas à vous intéresser à ce sujet, la dématérialisation des factures devient inéluctable

Une facture peut être émise électroniquement, à condition que l’acheteur en accepte formellement la réception. Qu’elle soit dématérialisée ou papier, une facture doit contenir les mêmes informations obligatoires.

L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 impose la facturation électronique pour les transactions entre entreprises assujetties à la TVA en France. La mise en œuvre sera progressive :

• À partir du 1er septembre 2026 :
  • Toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques.
  • Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront émettre des factures électroniques.

• À partir du 1er septembre 2027 : les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises devront également émettre des factures électroniques.

En savoir plus sur l'obligation de facture électronique.

¹Échange de Données Informatisée

Sources : 
https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F23386
https://www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires